‘Wij hebben een algemeen computersysteem waar de vrijwilligers ook in kunnen staan’. Waarom dan nog Fenna gebruiken?

Als je organisatie al een algemeen computersysteem heeft waar de vrijwilligers in geregistreerd staan, waarom zou je dan nog de vrijwilligerstool Fenna gebruiken?

Natuurlijk kan het: een algemeen computersysteem voor HR en financiën waar ook de vrijwilligers in staan. Volgens de afdeling IT zijn de voordelen eindeloos. Maar in de praktijk pakt dit vaak niet goed uit.

Regelmatig worden wij benaderd door vrijwilligerscoördinatoren die daar ontevreden over zijn (zie onderstaand voorbeeld). Het is behelpen met het registreren van vrijwilligers omdat de mogelijkheden van registratie heel beperkt zijn. Vaak is zo’n systeem in de praktijk ook niet erg gebruiksvriendelijk.

Een vrijwilligerscoördinator vertelt: “Wij werken nu met een vrijwilligersmodule van de leverancier van onze HR en financiële software, maar daarin mis ik als hoofdgebruiker een aantal functionaliteiten. Bovendien werken de functies die er wel in zitten voor de registratie van vrijwilligers in het algemeen erg omslachtig”.

Het kan zijn dat een algemeen computersysteem een basis mogelijkheid heeft om vrijwilligers te registreren. Maar er zijn vaak de nodige extra IT consultancy uren nodig om meer mogelijk te maken wat je als organisatie nodig hebt. En dan blijft het nog steeds behelpen, zo horen wij van gebruikers. Dat komt omdat het verschillende modules zijn voor verschillende doelgroepen in zo’n algemeen computersysteem, die niet of maar zeer beperkt op elkaar zijn afgestemd. Daarom leidt dat vaak tot ontevreden eindgebruikers, onder andere vrijwilligerscoördinatoren, die met een algemeen computersysteem moeten werken: het computersysteem is niet afgestemd op de behoeftes van de werkvloer.

Verder is het zo dat de vrijwilligerstool Fenna helemaal is toegespitst op het registreren en coördineren van vrijwilligers. Vaak zie je dat basisfuncties hiervan ook (beperkt) mogelijk zijn in een algemeen computersysteem, maar dat hele specifieke functies ontbreken.

Ten slotte wordt in een algemeen computersysteem geen of maar beperkt rekening gehouden met nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld rond informele zorg en in het welzijnswerk. Fenna doet dat wel: Niet alleen de vrijwilligers kunnen worden geregistreerd (en zelf een inlog krijgen voor Fenna), maar ook hulpvragers, mantelzorgers en relaties van mantelzorgers. Die kant gaat het steeds meer op, vandaar dat steeds meer organisaties, ook in de zorg en in het welzijnswerk, Fenna gebruiken voor registratie- en coördinatie doeleinden.