Fenna helpt je om processen rond vrijwilligersinzet soepel te laten verlopen

De vrijwilligerstool Fenna is handig wanneer je processen rond de inzet van vrijwilligers soepel wilt laten verlopen.

Soepele processen rond vrijwilligersinzet met hulp van Fenna.

Met de vrijwilligerstool Fenna ben je als organisatie makkelijker in staat om processen efficiënt in te richten. Hieronder hebben we enkele voorbeelden op een rijtje gezet hoe dat in de praktijk eruit kan zien:

1: Vrijwilligers werven: Je kunt een vacatures op je website plaatsen vanuit Fenna. Aanmeldingen van nieuwe vrijwilligers komen automatisch binnen in Fenna en in de emailbox van de juiste medewerker, die contact op kan nemen.

2: Intake van de nieuwe vrijwilliger:
Bij de intake en de on boarding van nieuwe vrijwilligers is Fenna behulpzaam in elke processtap: . VOG aangevraagd, kennismakingsgesprek gehad, rondleiding gegeven, infopakket opgestuurd etc. etc. Ook kun je in Fenna met 1 druk op de knop een kant en klare vrijwilligersovereenkomst en welkomstbrief genereren. Al deze informatie kun je vanuit Fenna naar de vrijwilliger mailen. Uiteraard kun je in Fenna bijhouden wanneer de eerste werkdag is van de vrijwilliger en krijg je op die dag een alert zodat je daar aandacht aan kunt schenken.

3: Inroostering van vrijwilligers met Fenna.
In Fenna kun je gemakkelijk een rooster bijhouden rond de inzet van vrijwilligers. Zo kunnen de medewerkers en de vrijwilligers in 1 oogopslag zien wanneer ze staan ingepland.

4: Vrijwilligersportaal waar vrijwilligers zelf in actief kan zijn.
Met de vrijwilligers online zelfservice kan de vrijwilliger zelf inloggen in het online vrijwilligersportaal. De vrijwilliger kan dan zelf bepaalde aanpassingen doen, bijvoorbeeld bij een verhuizing. Ook kan de vrijwilliger via het online vrijwilligersportaal, als je hiervoor kiest als organisatie, het rooster inzien, declaraties indienen en werkinstructies nazien. is handig om nieuwe vrijwilligers hun vrijwilligerscontract te kunnen mailen. Ze kunnen dit dan uitprinten en ondertekend retourneren. Ook kan de vrijwilliger hier digitaal akkoord geven op de vrijwilligersovereenkomst. Uitprinten en voorzien van handtekening terugsturen via de post is dan niet meer nodig.

5. Alle documentatie van de vrijwilliger online bewaren.
Natuurlijk kun je in Fenna alle documenten rond een vrijwilliger online bewaren. De ondertekende vrijwilligersovereenkomst, bespreekverslagen, declaraties en allerlei andere documenten van de vrijwilliger blijven oevrzichtelijk op 1 plaats bewaard.

6: E-mails versturen vanuit Fenna.
vanuit Fenna kun je gemakkelijk e-mails versturen naar al je vrijwilligers of naar ene groep vrijwilligers. Bijvoorbeeld naar een groep vrijwilligers met een bepaalde taak, om ze uit te nodigen voor een training.

7: E-mail notificaties ontvangen.
Wanneer de vrijwilliger eenmaal is begonnen, is Fenna behulpzaam om e-mailalerts naar jou te versturen op momenten die belangrijk zijn: bijvoorbeeld een emailalert voor een 1e evaluatiemoment na de eerste maand vrijwilligersinzet, of een emailalert na een jaar wanneer het tijd is voor een jaar (evaluatie) gesprek. De momenten waarop je een email-alert wilt ontvangen zijn uiteraard instelbaar.

Samengevat: Op allerlei momenten in het proces van vrijwilligersinzet helpt de vrijwilligerstool Fenna om alle processen soepel te laten verlopen en je te ontzorgen.

Denk je nu: Fenna zou eventueel wel iets kunnen zijn voor ons? Vraag dan de gratis en vrijblijvende demo aan! Via Zoom, Teams of Google Meet kun je (evt. samen met collega’s) een online demo krijgen van Fenna. Zo weet je binnen 1 uur of Fenna voor jouw organisatie toegevoegde waarde heeft.