Vrijwilligers goed onboarden: zo helpt Fenna bij een goede start

Wat is onboarding van vrijwilligers?

Onboarding van vrijwilligers is het hele proces vanaf het moment dat een vrijwilliger is aangenomen tot het moment dat iemand goed is ingewerkt en zelfstandig kan starten.

Daar horen bijvoorbeeld bij:

• persoonsgegevens vastleggen;
• afspraken maken over taken en beschikbaarheid;
• een VOG en vrijwilligersovereenkomst regelen;
• documenten en informatie toesturen;
• uitleg geven over de organisatie;
• een contactpersoon koppelen;
• instructies of trainingen plannen;
• een eerste evaluatiemoment afspreken.

Goede onboarding zorgt ervoor dat een vrijwilliger weet wat er wordt verwacht, bij wie hij of zij terechtkan en zich vanaf het begin welkom en goed begeleid voelt.

Een goede onboarding van vrijwilligers zorgt ervoor dat iemand weet wat er wordt verwacht, zich welkom voelt en goed voorbereid kan starten. Toch gebeurt de onboarding van vrijwilligers in veel organisaties nog versnipperd: gegevens in Excel, documenten in mappen, afspraken in e-mails en weinig overzicht over wie al welke stap heeft doorlopen.

Met Fenna vrijwilligerssoftware kun je dat veel overzichtelijker organiseren.

1. Alle gegevens en documenten op één plek

Bij de start van een vrijwilliger leg je veel informatie vast, zoals contactgegevens, beschikbaarheid, taken, interesses en talenten.

Ook documenten zoals een VOG, vrijwilligersovereenkomst, gedragscode of certificaat kun je bij de vrijwilliger opslaan.

Zo hoef je niet te zoeken in losse bestanden, mailboxen of Excel-lijsten.

2. Onboarding vrijwilligers: zie in één overzicht hoe ver iedereen is

Een nieuwe vrijwilliger doorloopt vaak meerdere stappen, bijvoorbeeld:

• intake afgerond;
• VOG aangevraagd of ontvangen;
• overeenkomst getekend;
• documenten compleet;
• instructie of training gevolgd;
• klaar om te starten.

In Fenna houd je met statussen bij hoe ver iemand is in het onboardingproces.

Het handige is dat je in één overzicht ziet hoe ver alle nieuwe vrijwilligers zijn in hun onboardingproces. Zo zie je direct waar nog actie nodig is en wie klaar is om te starten.

3. Leg afspraken en verwachtingen duidelijk vast

Wat gaat de vrijwilliger doen? Waar? Hoe vaak? Wie is de contactpersoon? En wanneer is iemand beschikbaar?

Door dit centraal vast te leggen, weten zowel de vrijwilliger als medewerkers waar ze aan toe zijn.

Ook talenten en interesses kun je registreren. Dat helpt later als je iemand zoekt voor een andere taak, activiteit of flexibele inzet.

4. Automatiseer terugkerend werk

Bij iedere nieuwe vrijwilliger komen vaak dezelfde handelingen terug.

Met Fenna kun je onderdelen daarvan automatiseren, bijvoorbeeld:

• automatisch een vrijwilligersovereenkomst genereren;
• een welkomstmail versturen;
• automatisch bijlagen meesturen;
• standaardinformatie aan nieuwe vrijwilligers sturen.

Dat scheelt handmatig werk en helpt ervoor te zorgen dat iedere vrijwilliger dezelfde belangrijke informatie ontvangt.

5. Vergeet begeleiding en evaluatie niet

Een goede onboarding stopt niet zodra alle documenten compleet zijn.

Leg daarom vast wie de vrijwilliger begeleidt en plan een eerste evaluatiemoment, bijvoorbeeld na vier of zes weken.

Bespreek dan bijvoorbeeld:

• bevalt het vrijwilligerswerk?
• past de taak bij de verwachtingen?
• is de begeleiding voldoende?
• zijn er vragen of knelpunten?

Zo voorkom je dat iemand na de start uit beeld raakt.

6. Maak onboarding minder afhankelijk van één persoon

Veel informatie over nieuwe vrijwilligers zit soms in het hoofd of de mailbox van één coördinator.

Door onboarding in Fenna vast te leggen, kunnen bevoegde collega’s ook zien:

• welke stappen al zijn gezet;
• welke documenten nog ontbreken;
• wie iemand begeleidt;
• wat de volgende actie is.

Dat geeft continuïteit en voorkomt dat nieuwe vrijwilligers tussen wal en schip raken.

Fenna als ondersteuning bij onboarding van vrijwilligers

Met Fenna kun je onder andere:

• vrijwilligersgegevens registreren;
• documenten beheren;
• onboardingstatussen bijhouden;
• in één overzicht zien hoe ver alle nieuwe vrijwilligers zijn;
• taken, beschikbaarheid en talenten vastleggen;
• contactpersonen koppelen;
• automatisch vrijwilligersovereenkomsten genereren;
• welkomstmails met bijlagen versturen;
• evaluatie- en opvolgmomenten bewaken.

Zo wordt onboarding overzichtelijker, consistenter en minder arbeidsintensief.

Tot slot

Een goede onboarding draait vooral om duidelijkheid en aandacht.

Fenna neemt het persoonlijke contact niet over, maar helpt wel om alles eromheen goed te organiseren.

Zo weet je wie nog iets nodig heeft, wie klaar is om te starten en voorkom je dat belangrijke stappen worden vergeten.