Vrijwilligers inroosteren kan soms een hele puzzel zijn. Wie is wanneer beschikbaar? Welke vrijwilligers komen iedere week? Wie is met vakantie? En hoe zorg je voor voldoende vrijwilligers bij een eenmalige activiteit?

Iedere organisatie werkt anders. Bij de ene organisatie komen vrijwilligers iedere week op vaste momenten. Bij een andere organisatie ziet het vrijwilligersrooster er iedere week anders uit. En steeds meer organisaties werken daarnaast met vrijwilligers die zich juist flexibel en incidenteel willen inzetten.

Daarom kun je de inroostering van vrijwilligers in Fenna op verschillende manieren gebruiken. Je kiest zelf de manier die het beste past bij de werkwijze van jouw organisatie.

1. Iedere week hetzelfde vrijwilligersrooster

Bij veel organisaties komt iedere week min of meer hetzelfde vrijwilligersrooster terug. Vrijwilliger Piet is bijvoorbeeld iedere maandagochtend aanwezig en vrijwilliger Fatima iedere donderdagmiddag.

Het is dan zonde van je tijd om iedere week opnieuw hetzelfde rooster te moeten maken.

In Fenna kun je daarom werken met een wekelijks herhalend rooster. Als een week voorbij is, wordt het rooster automatisch met een nieuwe week verlengd. Piet en Fatima hoef je dus niet iedere keer opnieuw in te plannen.

Dat scheelt veel invoerwerk.

Tijdelijke wijzigingen eenvoudig verwerken

Natuurlijk is niet iedere week precies hetzelfde. Piet kan bijvoorbeeld een keer niet komen of Fatima gaat drie weken op vakantie.

In Fenna kun je het vrijwilligersrooster voor die betreffende weken eenvoudig aanpassen. Daarna loopt het gewone, terugkerende rooster weer verder.

Zo combineer je het gemak van een vast rooster met de flexibiliteit om uitzonderingen te verwerken.

2. Iedere week een ander vrijwilligersrooster

Niet iedere organisatie werkt met vaste dagen en tijden. Misschien verandert de bezetting iedere week, zijn de activiteiten steeds anders of werken vrijwilligers op wisselende momenten.

Ook dan kun je vrijwilligers inroosteren met Fenna.

Je maakt in dat geval iedere week een nieuw rooster en plant de vrijwilligers in die je op dat moment nodig hebt.

Zo kun je Fenna zowel gebruiken voor een vast vrijwilligersrooster als voor een wisselende vrijwilligersplanning.

Je vrijwilligersrooster overzichtelijk in beeld

Of je nu met een vast of wisselend rooster werkt: in Fenna kun je de activiteiten en de ingeroosterde vrijwilligers overzichtelijk bekijken.

Je kunt het rooster weergeven per dag, per week of per maand. Een activiteit in het visuele rooster kun je aanklikken om de details te bekijken.

Zo zie je als coördinator snel wie wanneer is ingepland en houd je overzicht over de vrijwilligersplanning.

3. Vrijwilligers flexibel uitvragen met de flexpool

De manier waarop mensen vrijwilligerswerk willen doen, verandert. Veel mensen willen graag vrijwilligerswerk doen, maar niet altijd iedere week op een vaste dag of een vast tijdstip. Ze zetten zich liever incidenteel en flexibel in, op momenten die hen goed uitkomen.

Voor organisaties betekent dit dat ook het inroosteren van vrijwilligers flexibeler moet worden.

Deze vrijwilligers kun je gemakkelijk inroosteren in Fenna met de flexpoolmodule.

Stel dat je over drie weken een eenmalige activiteit organiseert en daarvoor vijf vrijwilligers nodig hebt. Met de flexpoolmodule doe je eenvoudig een uitvraag onder de vrijwilligers die hiervoor in aanmerking komen. Zij kunnen vervolgens aangeven: ja, ik kom helpen.

Automatisch inplannen of zelf kiezen

Vervolgens heb je twee mogelijkheden.

Je kunt ervoor kiezen dat vrijwilligers die aangeven dat ze kunnen helpen meteen worden ingepland. Dat is handig wanneer iedereen die zich aanmeldt welkom is.

Je kunt ook eerst bekijken welke vrijwilligers zich hebben aangemeld. Vervolgens bepaal je als coördinator zelf wie je daadwerkelijk inroostert.

Dat is bijvoorbeeld handig wanneer er meer vrijwilligers reageren dan je nodig hebt of wanneer je voor een activiteit een bepaalde combinatie van vrijwilligers wilt samenstellen.

Automatische meldingen en reminders

Na het inroosteren kan Fenna automatisch een melding naar de vrijwilligers sturen. Zo weten zij waar ze aan toe zijn.

Vrijwilligers die zijn ingeroosterd kunnen bovendien een dag voor de activiteit automatisch een reminder ontvangen. Daarin kan bijvoorbeeld staan hoe laat en op welke locatie ze worden verwacht.

Zo hoef je als coördinator niet steeds zelf bevestigingen en herinneringen te versturen.

4. Zelf inroosteren of vrijwilligers zichzelf laten inroosteren

Er is nog een belangrijke keuze: wie doet de inroostering?

Je kunt als vrijwilligerscoördinator de volledige inroostering zelf verzorgen. Jij bepaalt wie wanneer wordt ingepland en houdt daarmee zelf de regie over het vrijwilligersrooster.

Maar je kunt vrijwilligers ook meer verantwoordelijkheid geven voor hun eigen planning.

Vrijwilligers zichzelf laten in- en uitroosteren

Met Fenna kun je vrijwilligers de mogelijkheid geven om zichzelf in en uit te roosteren.

Vrijwilligers krijgen daarmee een actievere rol in hun eigen planning. Voor jou als coördinator kan dit veel werk schelen, omdat je niet iedere wijziging zelf in het rooster hoeft te verwerken.

Je bepaalt als organisatie dus zelf hoeveel verantwoordelijkheid je bij de vrijwilligers legt en hoeveel je als coördinator zelf wilt regelen.

Verschillende manieren van vrijwilligers inroosteren combineren

Je hoeft binnen je organisatie niet voor één manier van inroosteren te kiezen. Je kunt de verschillende mogelijkheden ook combineren.

Misschien heb je een groep vaste vrijwilligers, zoals Piet en Fatima, die iedere week op dezelfde momenten komt. Daarnaast zijn er vrijwilligers die op wisselende momenten worden ingepland. En voor evenementen of eenmalige activiteiten maak je gebruik van de flexpool.

Met Fenna kun je bijvoorbeeld:

• werken met een wekelijks herhalend vrijwilligersrooster;
• iedere week een nieuw rooster maken;
• het rooster bekijken per dag, week of maand;
• vrijwilligers flexibel uitvragen voor een activiteit;
• vrijwilligers na hun aanmelding automatisch laten inplannen;
• als coördinator zelf bepalen wie je inplant;
• automatische meldingen en reminders versturen;
• vrijwilligers zichzelf laten in- en uitroosteren.

Zo kun je de vrijwilligersplanning afstemmen op verschillende activiteiten én verschillende groepen vrijwilligers.

Vrijwilligers inroosteren op de manier die bij jouw organisatie past

Er bestaat niet één juiste manier om vrijwilligers in te roosteren. De beste manier hangt af van je organisatie, je activiteiten en natuurlijk van de vrijwilligers zelf.

Daarom schrijft Fenna niet voor hoe je jouw vrijwilligersplanning moet organiseren.

Je past de inroostering in Fenna aan de werkwijze van jouw organisatie aan, in plaats van andersom.

Werk je vooral met vaste vrijwilligers? Dan kun je veel werk besparen met een herhalend rooster. Heb je iedere week een andere planning? Dan maak je telkens een nieuw rooster. Wil je inspelen op vrijwilligers die zich liever incidenteel inzetten? Dan gebruik je de flexpool. En wil je vrijwilligers meer verantwoordelijkheid geven voor hun eigen planning? Dan kun je hen zichzelf laten in- en uitroosteren.

Zo helpt Fenna je om het inroosteren van vrijwilligers gemakkelijker, flexibeler en overzichtelijker te organiseren.