Fenna vrijwilligerssoftware koppelen aan AFAS of Exact Online: eindelijk slim werken met vrijwilligers

Veel organisaties werken al met AFAS Software of Exact Online. Logisch, want dit zijn sterke systemen voor HR, financiën en centrale administratie.

Toch merken organisaties in de praktijk vaak dat deze systemen minder goed aansluiten op het dagelijkse werk van vrijwilligerscoördinatoren. Vrijwilligers plannen, declaraties verwerken, aanwezigheden bijhouden of communiceren met vrijwilligers gaat vaak omslachtiger dan nodig.

Daarom kiezen steeds meer organisaties voor een koppeling met Fenna vrijwilligerssoftware.

Zo blijft de basisregistratie waar die hoort, terwijl vrijwilligersbeheer eindelijk soepel en efficiënt werkt.

Eén centrale administratie, zonder in te leveren op gebruiksgemak

Misschien staan binnen jouw organisatie medewerkers én vrijwilligers al geregistreerd in AFAS of Exact Online. Dat is prima. Je hoeft dat niet te veranderen.

Met een koppeling tussen Fenna en je bestaande systeem behoud je één centrale administratie, terwijl je daarnaast werkt met software die speciaal is ontwikkeld voor vrijwilligerscoördinatie.

Dat betekent:

• geen dubbele invoer
• actuele gegevens in beide systemen
• minder handmatig werk
• meer overzicht voor coördinatoren

Je hoeft dus niet te kiezen tussen bestaande systemen of Fenna. Je gebruikt juist de kracht van allebei.

Waarom vrijwilligerscoördinatoren graag met Fenna werken

Algemene systemen zijn vaak gebouwd voor brede processen. Vrijwilligers vragen iets anders.

Een vrijwilligerscoördinator wil snel kunnen schakelen. Niet zoeken in complexe schermen, maar direct overzicht hebben. Niet afhankelijk zijn van IT-aanpassingen, maar gewoon kunnen werken.

Fenna software is precies daarvoor ontwikkeld.

Met Fenna regel je eenvoudig:

• vrijwilligers inroosteren
• declaraties laten indienen
• aanwezigheden registreren
• communicatie met vrijwilligers
• rapportages maken
• documenten beheren

Zo wordt vrijwilligersbeheer sneller, overzichtelijker en prettiger om mee te werken.

Voorbeeld: AFAS als basis, Fenna voor de praktijk

Veel organisaties kiezen ervoor om AFAS te gebruiken als centrale registratiebron. Persoonsgegevens blijven daar beheerd.

Vrijwilligerscoördinatoren werken vervolgens dagelijks in Fenna voor alles rondom inzet en begeleiding van vrijwilligers.

Denk aan het plannen van diensten, het registreren van aanwezigheid of het verwerken van reiskosten. Gegevens worden automatisch gesynchroniseerd, waardoor iedereen met actuele informatie werkt.

Voorbeeld: Exact Online en vergoedingen automatisch geregeld

Ook een koppeling met Exact Online biedt veel voordelen.

Vrijwilligersuren of declaraties worden in Fenna geregistreerd. Daarna kunnen gegevens automatisch worden doorgezet naar Exact Online voor verdere financiële verwerking en uitbetaling.

Dat voorkomt losse Excelbestanden, fouten en extra handwerk.

Het beste van twee werelden

Waar AFAS en Exact Online sterk zijn in organisatiebrede processen, blinkt Fenna vrijwilligerssoftware uit in specialistisch vrijwilligersbeheer.

Samen levert dat een krachtige combinatie op:

• stabiele basisadministratie
• professionele financiële verwerking
• gebruiksvriendelijk vrijwilligersbeheer
• minder frustratie op de werkvloer
• efficiëntere samenwerking tussen afdelingen

Zo haal je meer uit je bestaande systemen én geef je vrijwilligerscoördinatoren eindelijk het juiste gereedschap.

Waarom organisaties overstappen of uitbreiden met Fenna

Veel organisaties komen bij Fenna terecht omdat zij merken dat vrijwilligers in algemene systemen vaak “erbij” zitten. Registratie lukt nog wel, maar slim werken wordt lastig.

Met Fenna krijgt vrijwilligerswerk de aandacht en functionaliteit die het verdient.

Dat zie je terug in:

• tijdswinst
• minder administratie
• tevreden coördinatoren
• betere communicatie
• professionelere organisatie van vrijwilligers