Functionaliteiten van Fenna vrijwilligerssoftware

Met Fenna vrijwilligerssoftware beschik je direct over een uitgebreide set basisfunctionaliteiten. Daarmee kun je alle belangrijke processen rondom vrijwilligers eenvoudig organiseren.

Van registratie tot planning en communicatie: Fenna helpt je om overzicht te houden en efficiënter te werken.

  • Nieuwe vrijwilliger invoeren in Fenna. Koppeling met AFAS of een ander pakket om de basisgegevens op te halen is mogelijk.
  • Detailscherm met alle gegevens van de vrijwilliger.
  • Status vrijwilliger registreren: Actief, Aanvraag, Tijdelijk niet actief, Gestopt, Afgewezen.
  • Vrijwilligers geregistreerd: voornaam, achternaam, vestigingen inzetbaar, contactpersoon, lijst van taken, status, verjaardag. Deze gegevens worden in een scherm met kolommen gepresenteerd. De kolommen in de schermen zijn te selecteren aan/uit.
  • Overzicht vrijwilligers Nog geen VOG ontvangen.
  • Intake/onboarding monitoren met de statussen van alle aanmeldingen (VOG aangevraagd, kennismakingsgesprek gehad, rondleiding gegeven, infopakket opgestuurd etc.).
  • Overzicht jubilea (5, 10, 12,5, 15, 20, 25, 30, 35, 40 jaar).
  • Overzicht van alle trainingen en van de vrijwilligers die deze gevolgd hebben.
  • Takenregistratie per vrijwilliger (wat de vrijwilliger gaat doen) en Zoeken op taak.
  • Talentenregistratie vrijwilligers (wat de vrijwilliger nog meer zou willen en kunnen) en Zoeken op talent.
  • Inzicht in de door de vrijwilliger ingediende declaraties met bonnetjes. Deze kunnen hier eventueel ook geüpload worden.
  • Declaratie vrijwilliger goedkeuren en mailen naar financiële administratie. Automatische koppeling met financieel pakket is ook mogelijk.
  • VOGs, CV’s, en vrijwilligerscontracten uploaden en bewaren.
  • Vrijwilligersovereenkomsten genereren en versturen: De vrijwilligersovereenkomst van de organisatie wordt als template in Fenna gezet. Met 1 druk op de knop wordt deze gepersonaliseerd.
  • Je kunt ook een welkomstbrief als template in Fenna zetten: voor een nieuwe vrijwilliger komt die er met 1 druk op de knop gepersonaliseerd / kant en klaar voor de betreffende vrijwilliger uit.
  • Welkomstbrief genereren en versturen.
  • Gemaakte afspraken per e-mail naar vrijwilliger sturen.
  • E-mailteksten aanmaken en bewerken.
  • E-mails sturen naar geselecteerde vrijwilligers (bijvoorbeeld per locatie of taak).
  • E-maildomein xxx@naamorganisatie.nl instelbaar als verzendadres.
  • Automatisch een e-mail naar vrijwilligers sturen op hun verjaardag.
  • E-mail alerts voor contactmomenten met de vrijwilliger (eerste werkdag, tussentijdse evaluaties, jubilea, verjaardagen).
  • Inzetbare locaties per vrijwilliger registreren.
  • Overzicht alle vestigingen / vrijwilligers per vestiging.
  • Vrijwilligers toewijzen aan een of meerdere managers (bijvoorbeeld programmamanager, locatiemanager, organisatiemanager).
  • Activiteiten aanmaken.
  • Overzicht van alle programma’s en activiteiten.
  • Agenda met ingeroosterde activiteiten.
  • Vrijwilligers inroosteren bij een activiteit (datum en tijd).
  • Een e-mail sturen aan ingeroosterde groepen vrijwilligers.
  • Gebruiksklare inrichting van Fenna met aangeleverd Excelbestand van vrijwilligers. ‘Gebruiksklaar’ betekent onder andere inrichting met users, rollen en rechten, templates van de vrijwilligersovereenkomst, welkomstbrief en digitale verjaardagskaart.
  • Gegevens uit Fenna exporteren naar Excelbestand.
  • Uitgebreide zoekfunctie: naam, nummer, taak, activiteit, vestiging, talent, contactpersoon, manager, lijst van taken, opmerkingen, geboortedatum.
  • 2 factor authentication via Google Authenticator app.
  • Online aanmeldformulier voor de eigen website met een koppeling naar Fenna; aanmeldingen worden direct in Fenna verwerkt.
  • 3 users op niveau van organisatiemanager (rol van super user).
  • Onbeperkte registratie van vestigingen / locaties, vrijwilligers, taken en talenten
  • Overzicht van de rechten van alle medewerkers met een inlog.
  • Filteren van gegevens met aanmaak en opslag van eigen filters.
  • Training in gebruik van Fenna (op locatie of via Zoom / Teams).
  • Helpdesk Fenna 24/7 bereikbaar via telefoon en email: direct een medewerker aan de lijn, Nederlands gesproken, direct vragen beantwoorden / probleem oplossen

Flexibel uit te breiden

Geen organisatie blijft hetzelfde. Daarom groeit Fenna met je mee.

Je kunt de software stap voor stap uitbreiden met extra functionaliteiten. Denk aan modules voor planning, declaraties, cliëntregistratie of een vrijwilligersportaal.

Staat jouw specifieke wens er niet tussen? Dan kijken we samen naar een oplossing. In veel gevallen kunnen we Fenna aanpassen aan jouw werkwijze.

  • Welzijnsorganisaties: registratie van cliënten (cliëntvolgmodule), mantelzorgers en verwanten.
  • Taalhuizen: registratie van deelnemers en vrijwilligers.
  • Bibliotheken: registratie van deelnemers en vrijwilligers aan Taalhuis, Voorleesbrigade en Boek aan Huis service.
  • Inlog voor locatiecoördinatoren, teamleiders, programmamanagers, taakbegeleiders.
  • Uitbreiding users Alleen lezen rechten.
  • Uitbreiding users Lezen en schrijven.
  • Inlogmogelijkheid vrijwilligers lezen / schrijven.
  • Contract digitaal ondertekenen.
  • Online declaraties indienen.
  • Zichzelf inroosteren bij activiteiten.
  • Een online handboek met instructies, informatie en filmpjes bekijken.
  • Matching module: vraag en aanbod voor vrijwilligersklussen.
  • Vacatures genereren en op website plaatsen.
  • E-formulier voor opvragen extra informatie na aanmelding
  • Registratie reacties in Fenna met emailalerts.
  • Aanwezigheidsregistratie / presentielijsten genereren in Fenna.
  • Automatisch rapportages genereren in Fenna
  • Per vrijwilliger onbeperkt bestanden uploaden en bewaren in Fenna.
  • Gespreksverslagen invoeren / knop gespreksnotities maken
  • Ben je benieuwd wat Fenna voor jouw organisatie kan betekenen?

Functionaliteiten van Fenna vrijwilligerssoftware: flexibiliteit en gebruiksgemak

Fenna combineert een sterke basis met flexibiliteit. Je begint met wat je nodig hebt en breidt uit wanneer dat nodig is.

Dat kan met:

  • extra functionaliteiten
  • aanvullende modules (klik hier voor het overzicht)
  • maatwerkoplossingen

Daardoor krijg je een systeem dat meebeweegt met je organisatie, zonder dat het ingewikkeld of te duur wordt.

Interesse? Vraag de gratis demo van Fenna vrijwilligerssoftware aan!

Denk je nu: Fenna zou misschien wel iets kunnen zijn voor ons? Vraag dan een gratis en vrijblijvende demo aan. Binnen één uur heb je een duidelijk beeld of Fenna de juiste oplossing is voor jouw organisatie.

Demo aanvragen