Nieuw! Vrijwilligers snel vragen en inroosteren met de flexpoolmodule van Fenna

Soms heb je extra vrijwilligers nodig op korte termijn. Een activiteit loopt voller dan verwacht, iemand valt uit of er komt onverwacht extra werk bij. Juist op dat moment wil je snel kunnen schakelen.

Veel organisaties lossen dit nog op met bellen, losse appgroepen of handmatig mailen. Dat kost tijd en geeft weinig overzicht.

Met de flexpoolmodule van Fenna vrijwilligerssoftware vraag je snel je vrijwilligers of ze kunnen, zie je direct wie beschikbaar is en plan je mensen eenvoudig in.

Ideaal voor organisaties die flexibel werken en regelmatig extra hulp nodig hebben.

Wat is een flexpool van vrijwilligers?

Een flexpool bestaat uit vrijwilligers die niet vast op het rooster staan, maar af en toe willen helpen wanneer dat nodig is.

Denk aan mensen die zeggen:

• laat maar weten als jullie iemand nodig hebben
• ik help graag af en toe mee
• bij drukte kan ik meestal inspringen

Voor veel organisaties is dat een waardevolle groep. Alleen vraagt het wel om een slimme manier van organiseren.

Daarvoor is de flexpoolmodule in Fenna ontwikkeld.

Vrijwilligers oproepen zonder gedoe

Met Fenna stuur je met één druk op de knop een oproep naar jouw flexvrijwilligers.

Bijvoorbeeld:

“Wie kan zaterdag helpen bij de BBQ?”
“Wie is morgen beschikbaar voor vervoer?”
“Extra hulp nodig tijdens de open dag.”

Vrijwilligers reageren eenvoudig via e-mail, sms of app met:

• ja, ik kom helpen
• ik kan niet

Daardoor zie je direct wie beschikbaar is en hoef je niemand meer één voor één te benaderen.

Zo werkt de flexpoolmodule in de praktijk

De module is eenvoudig en snel in gebruik.

Je maakt eerst een flexpool aan met vrijwilligers. Vaak zijn naam en e-mailadres al voldoende. Een mobiel nummer kan optioneel worden toegevoegd.

Vervolgens maak je een activiteit aan en stuur je een oproep uit. Zodra reacties binnenkomen, zie je direct een overzicht van beschikbare vrijwilligers.

Daarna kun je kiezen:

• Fenna plant automatisch beschikbare vrijwilligers in
• jij kiest zelf wie je inzet

Na het inroosteren ontvangen vrijwilligers automatisch een bevestiging.

Kort voor de activiteit kan Fenna ook automatisch een herinnering sturen.

Minder bellen, meer overzicht

Veel coördinatoren herkennen dit probleem: bellen, appen, losse reacties verzamelen en daarna nog handmatig plannen.

Met Fenna vrijwilligerssoftware verloopt dat proces veel soepeler.

Je hebt altijd overzicht van:

• wie beschikbaar is
• wie ingepland staat
• wie heeft afgezegd
• welke activiteiten eraan komen
• planning per dag, week of maand

Dat geeft rust en bespaart veel tijd.

Vrijwilligers hoeven geen app te gebruiken

Niet iedere vrijwilliger wil een app installeren. Daarom werkt de flexpoolmodule ook prima zonder app.

Vrijwilligers kunnen gewoon reageren via e-mail. Voor organisaties die extra bereik willen, is sms mogelijk. Daarnaast is er een app beschikbaar voor wie dat prettig vindt.

Zo blijft deelname laagdrempelig en toegankelijk voor iedereen.

Los gebruiken of combineren met volledig vrijwilligersbeheer

De flexpoolmodule is los te gebruiken in Fenna, dus zonder alle andere functionaliteiten.

Je kunt kiezen voor alleen de flexpoolmodule voor oproepen en inroostering. Maar je kunt deze ook combineren met het volledige pakket van Fenna vrijwilligerssoftware, inclusief:

• vrijwilligersregistratie
• declaraties
• vrijwilligersportaal
• communicatie
• rapportages
• planning en beheer

Zo betaal je alleen voor wat je echt nodig hebt.

Waarom organisaties kiezen voor de flexpoolmodule van Fenna

Organisaties kiezen voor Fenna omdat het helpt om flexibel vrijwilligerswerk professioneel te organiseren.

Dat merk je in:

• sneller vrijwilligers vinden
• minder handmatig werk
• minder stress bij uitval
• beter overzicht
• soepelere planning
• hogere betrokkenheid van vrijwilligers